De Qué Es Responsable la HOA Matriz

Quién Lleva a Cabo Estas Responsabilidades

Conforme al Artículo VI (Deberes de los Directores), la Asociación no actúa por sí sola — actúa a través de su Junta Directiva electa y voluntaria, quien "realiza todas las obligaciones de la Asociación". Los Estatutos describen esas obligaciones, en las propias palabras de la Junta, como incluyendo — pero no limitándose a — lo siguiente.

1. Mantenimiento de la Propiedad (Artículo VI)

• Mantener, reparar y reemplazar cualquier propiedad que la Asociación posea o haya asumido la obligación de mantener.
• Contratar seguros sobre esa propiedad.
• Dar servicio a la propiedad directamente, o contratar empleados o contratistas para hacerlo.

Nota: los Estatutos describen este deber en términos generales — "propiedad que posee o ha asumido la obligación de mantener". Las áreas comunes específicas cubiertas (vías, drenaje, club social e instalaciones compartidas similares) se definen en la Declaración de Servidumbres y Restricciones de la Asociación, también publicada bajo Documentos.

2. Recaudación de Cuotas y Administración de Fondos (Artículos VI, VII y VIII)

• Recaudar y hacer cumplir el cobro de las cuotas necesarias para financiar la Asociación.
• Administrar los fondos de la Asociación, y solicitar préstamos o incurrir en deuda para los propósitos de la Asociación cuando sea necesario.
• Preparar un presupuesto anual propuesto que cubra el costo de mantener, reparar, reemplazar, asegurar y dar servicio a la propiedad de la Asociación; impuestos y cargos de servicios públicos sobre esa propiedad; personal; y una reserva de contingencia para futuro mantenimiento, reparación y reemplazo (Artículo VIII, §8.1).
• Proporcionar una copia del presupuesto a cada miembro al menos 30 días antes del año al que aplica (Artículo VIII, §8.1(e)).
• Cuando una cuota no se pague, la Asociación puede presentar un Gravamen (Claim of Lien) contra la Unidad y proceder con el cobro, incluyendo acción legal contra el Propietario moroso (Artículo VIII, §8.2).

3. Registros y Reportes a los Miembros (Artículos VI y VII)

• Mantener registros de todos los asuntos de la Asociación y presentar un estado de los mismos a los miembros en la Reunión Anual.
• Operar en un año fiscal calendario usando el método de contabilidad de base de efectivo, con todos los ingresos de la Asociación utilizados para pagar gastos y cualquier excedente retenido en reserva para gastos futuros (Artículo VII, §7.1).
• Tener una auditoría anual no certificada de las cuentas de la Asociación preparada por un contador, auditor o CPA, y entregada a cada miembro a más tardar el 1 de febrero siguiente al año que cubre (Artículo VII, §7.3).
• Exigir que los retiros de las cuentas bancarias y de ahorro de la Asociación sean firmados por al menos dos funcionarios (Artículo VII, §7.2).

4. Hacer Cumplir los Documentos Rectores (Artículo VI)

• Hacer cumplir los Estatutos, el Acta Constitutiva y la Declaración.
• Adoptar y hacer cumplir Reglas y Regulaciones que la Junta considere necesarias — vea nuestra página de Reglas y Regulaciones para las reglas actuales de la Asociación.

5. Quién Maneja Qué en la Junta (Artículo V)

• La Presidenta es la funcionaria ejecutiva principal de la Asociación y preside las reuniones de la Junta y de los miembros (§5.2).
• La Tesorera tiene la custodia de la propiedad de la Asociación — incluyendo fondos, valores y comprobantes de deuda —, mantiene las listas de cuotas y las cuentas de los miembros, y mantiene los libros de la Asociación conforme a buenas prácticas contables (§5.5).
• El Secretario envía los avisos de reunión, mantiene las actas y los registros de la Asociación (aparte de los de la Tesorera), y tiene la custodia del sello de la Asociación (§5.4).
• La Vicepresidenta asume el lugar de la Presidenta cuando sea necesario y asiste según se le indique (§5.3).

6. Cuándo Ocurren las Elecciones de la Junta (Artículos III y IV)

• Los Directores se eligen cada año en la Reunión Anual de la Asociación, celebrada a las 7:30 p.m. el primer miércoles de octubre (se traslada al siguiente día hábil si ese miércoles cae en día feriado) (Artículo III, §3.4).
• En esa misma reunión, los funcionarios presentan sus informes, se adopta el presupuesto para el año siguiente, y se establecen las cuotas del próximo año (Artículo III, §3.4).
• La elección se decide por pluralidad de los votos emitidos por los Miembros con Derecho a Voto presentes en la reunión (Artículo IV, §4.3(a)).
• Una vacante que surja entre elecciones (fallecimiento, renuncia, incapacidad o remoción) es cubierta por los Directores restantes, quienes designan a alguien para servir solo hasta la próxima Reunión Anual, cuando los miembros eligen a un sucesor (Artículo IV, §4.3(c)).
• Un Director también puede ser removido a mitad de su período en una reunión de miembros mediante el voto afirmativo de una mayoría de los Miembros con Derecho a Voto, después de aviso por escrito y la oportunidad de ser escuchado (Artículo IV, §4.5).

Vea la página de Calendario para la fecha confirmada de la Reunión Anual de este año una vez que la Junta la establezca.